Fahrtenbuch: Erleichterungen möglich?

Fahrtenbücher, die mit Hilfe einer elektronischen Tabellenkalkulationssoftware (z.B. MS Excel) geführt werden, erkennen die Finanzämter bisher nicht als ordnungsgemäß an.

Der Grund: Das Programm bietet keine hinreichende Sicherheit gegen nachträgliche Änderungen, die (technisch) ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden müssen. Dieser Rechtsauffassung haben sich mit Düsseldorf und Niedersachsen gleich zwei Finanzgerichte (FG) angeschlossen. Bisher gibt es allerdings noch keine höchstrichterliche Entscheidung dazu. Der Bundesfinanzhof hat in dem Verfahren vor dem FG Düsseldorf jedoch die Aussetzung der Vollziehung gewährt, so dass nicht sicher ist, ob die Rechtsprechung des FG Bestand haben wird. In vergleichbaren Fällen sollten Steuerbescheide deshalb unbedingt offen gehalten werden.

Entfernungspauschale oder tatsächliche Kosten für öffentliche Verkehrsmittel günstiger?

Für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können Arbeitnehmer grundsätzlich für jeden Entfernungskilometer 0,30 EUR als Werbungskosten geltend machen (Entfernungspauschale). Die tatsächlichen Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie den als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag übersteigen.

Nach Ansicht des Finanzgerichts München ist für jeden Arbeitstag gesondert zu prüfen, ob sich der Ansatz der Entfernungspauschale oder der tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel günstiger auswirkt. Im Streitfall war der Arbeitnehmer an 86 Tagen mit dem Pkw und an 47 Tagen mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit gefahren. Für die Fahrten mit dem Pkw gewährten ihm die Richter die Entfernungspauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer. Für die Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln erkannten sie die tatsächlichen Aufwendungen an. Das Finanzamt hat gegen das Urteil Revision beim Bundesfinanzhof eingelegt. Es will die "Jahresentfernungspauschale" für 133 Tage (86 Tage + 47 Tage) und die Jahresaufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel vergleichen.

Betriebsprüfung: Wie weit darf der digitale Datenzugriff reichen?

Schon seit dem 1.1.2002 darf der Betriebsprüfer Einsicht in Ihre gespeicherten Daten nehmen. Er hat nach dem Gesetz drei Möglichkeiten, wie er dieses Recht wahrnehmen kann:

• Er kann unmittelbar Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und zur Prüfung der gespeicherten Daten das Datenverarbeitungssystem Ihres Unternehmens nutzen (sog. unmittelbarer Datenzugriff).
• Er kann Sie auffordern, Daten nach seinen Vorgaben vor Ort in seinem Datenverarbeitungssystem auszuwerten (sog. mittelbarer Datenzugriff).
• Er kann die Überlassung gespeicherter Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger verlangen (sog. Datenträgerüberlassung).

Der Prüfer kann sich von diesen Möglichkeiten eine aussuchen oder mehrere in Anspruch nehmen. Diese neuen rechtlichen Möglichkeiten führen in der Praxis zu zahlreichen Problemen. Deshalb hat die Finanzverwaltung auf ihrer Internetseite einen Frage-Antwort-Katalog zu den vielen Zweifelsfragen in Bezug auf den digitalen Datenzugriff veröffentlicht.

Sie nimmt diesen Katalog aber auch zum Anlass, sehr hohe Anforderungen an die EDV-gestützte Buchführung zu stellen. Zudem soll für Daten, die Sie dem Betriebsprüfer versehentlich überlassen, kein Verwertungsverbot bestehen.

Während der Aufbewahrungsfrist sind die Daten so zu archivieren, dass alle Auswertungsmöglichkeiten des Systems zur Verfügung stehen. Was geschieht z.B., wenn Sie Ihre Software umstellen oder ein anderes Betriebssystem nutzen möchten? Das alte System ausschließlich für die Finanzverwaltung bereitzuhalten, kann teuer werden und sicherlich auch nicht in jedem Fall verlangt werden.

Tipp: Stellen Sie dem Betriebsprüfer beim unmittelbaren Datenzugriff eine eigene Leseversion zur Verfügung, in der er ausschließlich Zugriff auf steuerlich relevante Daten hat. So können Sie der versehentlichen Überlassung von Daten "im Eifer des Gefechts" vorbeugen.

Beim mittelbaren Datenzugriff und der Datenträgerüberlassung kann ein kompetenter Mitarbeiter die Daten auswerten bzw. zusammenstellen. Hier ist die Gefahr geringer, dass der Prüfer steuerlich nicht relevante Daten prüft. Bei kostspieligen Archivierungswünschen empfehlen wir Ihnen Mut zum Widerspruch. Wir unterstützen Sie gerne!

Elster: Sicherheitslücken bis Anfang 2006

Das Finanzamts-Programm Elster zur elektronischen Übermittlung der Daten für Umsatz- und Lohnsteuer weist Sicherheitsmängel auf. Erst Anfang 2006 soll Elster eine Authentifizierung verlangen. Bis dahin könnten Dritte Ihre Steuernummer verwenden, um manipulierte Erklärungen abzugeben. Auch die Finanzverwaltung prüft die Urheberschaft der Anmeldung nicht. Die IHK empfehlen sogar, die Lastschriftvereinbarung mit dem Finanzamt zu widerrufen.

Tipp: Geben Sie auf Ihren Rechnungen statt Ihrer Steuernummer nur noch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.) an! Sie haben noch keine UStIdNr.? Diese kann beim Finanzamt beantragt werden. Derzeit ist aber mit Bearbeitungszeiten von bis zu sechs Wochen zu rechnen. Kontrollieren Sie außerdem zeitnah Ihre Bankauszüge, um die Abbuchung im Falle eines Missbrauchs sofort widerrufen zu können!

Ansparrücklage: Auch Einnahmen-Überschussrechner müssen konkret werden

Gewerbetreibende und Freiberufler können für die künftige Anschaffung oder Herstellung eines neuen beweglichen Wirtschaftsguts des Anlagevermögens Gewinn mindernd eine Ansparrücklage in Höhe von 40 % der Anschaffungs- oder Herstellungskosten bilden. Eine der Voraussetzungen dafür ist, dass Sie das Wirtschaftsgut voraussichtlich bis zum Ende des zweiten auf die Bildung der Rücklage folgenden Wirtschaftsjahres anschaffen oder herstellen.

Eine Ansparrücklage ist im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung aber nur dann als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die voraussichtliche Investition zumindest binnen des Investitionszeitraums von zwei Jahren hinreichend konkretisiert und in der Gewinnermittlung nachgewiesen wird. Im Streitfall hatte der Unternehmer die Gewinnermittlung erst nach Ablauf des Zweijahreszeitraums vorgelegt. Schon daraus ergab sich für den Bundesfinanzhof eine verspätete Konkretisierung der Investitionen, was einem Betriebsausgabenabzug entgegenstand. Hinzu kam, dass der Unternehmer den Rücklagebetrag in der Gewinnermittlung nicht auf einzelne Wirtschaftsgüter aufgeschlüsselt hatte. Zumindest hätte er der Gewinnermittlung eine Anlage mit einer Liste der einzelnen Wirtschaftsgüter beifügen müssen, deren Anschaffung oder Herstellung er geplant hatte.